Et võita aega, tuleb aega kulutada

Autor: Kristjan-Olari Leping

Kuidas toimub investeerimine? Investor ostab varasid, mis talle tulevikus tulu toovad. Ükskõik, kas ta ostab võlakirju, mis annavad talle iga-aastaselt kindlat intressitulu, kas ta ostab aktsiaid, mille hind tulevikus tõuseb ja mille omamine annab talle õiguse saada dividendidtulu või ta ostab kinnisvara, mida ta saab välja rentida. Samasugune olukord on ka siis, kui asutada uus ettevõte. Ettevõtte loomisega tuleb ka teha mitmesuguseid kulutusi nii investeeringuid põhivarasse, töötajate värbamisele ja koolitamisele, kulutada toodete ja teenuste reklaamile jne. Kõikidel sellistel juhtudel on kulutuste tegemise eesmärgiks tulevikus suurema tulu saamine ehk see tähendab, et me praegu loobume teatud hulgast rahast, et meil tulevikus oleks raha rohkem.

Ka ajajuhtimises kehtivad sarnased põhimõtted. Aja efektiivne kasutamine eeldab planeerimist ja süsteemide loomist, mis iseenesest nõuavad aega. See võib tunduda ebaloomulik, et selleks et aega juurde võita me peame seda kulutama. Eriti vastuoluline tundub see inimese jaoks, kes on ajahädas. Kui niigi on väga vähe aega ja tuleb pidevalt rabelda tähtaega ületavate projektidega ja kõikvõimalike ootamatute probleemidega, miks siis peaks veel kulutama aega sellele, et mõelda ja luua lahendusi kuidas saaks aega paremini kasutada. Aga selleks, et see tasub ennast ära. Nii nagu investor loobub praegu teatud summast rahast (mille eest oleks ta võinud näiteks uue auto endale osta), et tulevikus teenida raha rohkem (saab osta endale parema ja kallima auto), peab ka edukas ajajuhtija kulutama esialgu aega sellele, et leida paremaid mooduseid aja efektiivseks kasutamiseks.

Selleks, et aega otstarbekalt kasutada on vaja saada ülevaadet oma tegevuse eesmärkidest ning mõelda kuidas neid eesmärke koostada. See tähendab, et ajajuhtimise aluseks on ajakasutuse planeerimine. Me võime koostada eraldi tegevusplaane aasta, kuu, nädala või päeva kohta. Igasugune plaanide koostamine võtab aega, kuid samas kui me tegutseme kindla kava järgi, siis me alati teame mida me ühel või teisel ajahetkel peame tegema. Sellisel juhul me ei tee üleliigseid asju ega kuluta aega sellele, et jääme keset tööpäeva mõttesse, et mida peaks nüüd tegema hakkama. Planeerimisoskused on arendatavad ja seetõttu mida rohkem me harjume plaane koostama, seda vähem aega sellele kulub. Ka siin on analoogia ettevõtte loomisega, kui ettevõtte tegevuse käivitamisel tuleb plaanide koostamisele kulutada väga palju aega, siis hiljem ajakulu sellele väheneb märgatavalt.

Kuna suur osa meie tööst ei toimu mitte üksinda vaid koostöös teiste inimestega, siis on ajakasutust võimalik muuta efektiivsemaks sellega, kui me suudame panna teisi inimesi enda heaks töötama. Efektiivne delegeerimine on ajajuhtimise seisukohast lähtudes kriitilise tähtsusega. Selleks on vaja, et meie kaastöötajad teeksid täpselt õigeid asju. Kui sageli tuleb sinul kulutada aega sellele, et parandada vigu teiste töötajate töös, et selgitada neile kuidas mõnda üksikut probleemi lahendada, otsida neile infot jne. Kui näiteks sinu kolleeg teeb aruande täitmisel vigu ning sa pead kulutama aega nende parendamiseks, siis võib tunduda esialgu kiirem lahendus tõesti ise mõned ebatäpsused üle kontrollida ja parandada. Samas kui selline tegevus kordub regulaarselt, siis see kulutab kokkuvõttes palju aega. Otstarbekam on leida üks kord rohkem aega ning kulutada see sellele, et oma kollegi harida ja seeläbi tulevikus selliste ajakulude tekkimist vältida.

Väga palju annab ära teha ka spetsialiseerumise ja tööjaotusega. Kui iga inimene täidab rohkem sarnasemaid tööülesandeid, siis tekkivad tal suuremad kogemused selles ja ülesannete täitmise ajakulu on väiksem. Seetõttu peaks igaüks tegelema vaid nende asjadega mis on tema töö põhisisuks ja mida ta kõige enam oskab. Mõtlemisele, kuidas erinevaid ülesandeid organisatsioonisiseselt jaotada, tasub aega kuluta. Kes tegeleb meil näiteks aruandlusega, kliendiinfo kogumisega, hinnapakkumiste koostamisega jne. Kui suuremates organisatsioonides on sellised ülesanded enamasti täpselt jaotatud, siis väikeettevõtete probleemiks on sageli see, et tööjaotus ei ole kuigi selge ja kõik kipuvad kõike tegema, mis on aga ajajuhtimise seisukohast lähtudes ebaefektiivne. Kui panna tööjaotus täpsemalt paika (mis jällegi kulutab aega) ja õpetada ka inimesi oma ülesandeid efektiivsemalt täitma, siis on võimalik lõppkokkuvõttes palju aega kokku hoida.

Suureks ajaraiskajaks on ka igasugused tehnilised probleemid. Kui palju meil läheb väärtuslikke minuteid kaduma sellele, et meie arvuti ei tööta korralikult, et paljundusmasinas ei ole paberit, et me ei suuda arvutist vajalikku faili koheselt leida. Või on meie töölaual palju sorteerimata paberid, mille hulgast vajaliku leidmine võtab jällegi aega. Selliseid probleeme annab ennetada. Kuigi see, et me regulaarselt hoiame oma töövahendid korras, süstematiseerime faile oma arvutis ja paneme dokumente õigesse kaustadesse, võtab oma aja, aitab see tulevikus jällegi aega kokku hoida.

Be Sociable, Share!
Kristjan-Olari Leping on kiirlugemise ja ajajuhtimise koolitaja.Kristjan-Olari Koolitusedajajuhtimine

Mitu korda vaadatud:
Sõnade arv: 800

Kõik artiklid sellelt autorilt

Kommentaarid

Lisa kommentaar

Sinu e-postiaadressi ei avaldata. Nõutavad väljad on tähistatud *-ga